株式会社 横浜マイクロシステム

行政文書データベース構築の御提案

行政文書データベースが確実な情報公開をサポートします。


2001年4月施行の情報公開に基づき、行政情報の開示請求は年々多くなってきました。
ところが旧態依然とした紙ファイルの文書目録による検索しかできず、要求者のランダムな開示請求には対応できていない自治体が、未だに多く見られるのが実情です。
言い換えると、情報公開上の二つの機能をシステム的に運営整備する必要があります。

●住民の視点から「知る権利」のシステム化
●行政の視点から「説明責任」と「文書の所在確認」のシステム化


これらの機能を発揮するためには、発生した行政文書の共有管理を実現すること、すなわち、行政文書目録のシステム化が不可欠となります。


行政文書目録のシステム化の目的

●情報公開の検索と説明責任をサポート
●いつ、だれが作成し、今どこに保管されているかの文書名別や情報整備
●廃棄文書の履歴管理(いつ廃棄したか、また廃棄予定の事前告知)
●毎年、引継がされる文書のデータベースへの登録管理と庁舎内LAN活用
●インターネットからの行政文書検索と請求

 このシステム化は電子自治体構想やLGWAN始動に向かって、さまざまな取り組みを実施、または計画されている自治体にとって早期に検討すべき課題だと考えます。特に、市町村合併を検討している自治体にとっては最優先の課題の一つでしょう。
弊社開発の行政文書目録データベースソフト「G-NAVI」をご案内申し上げます。このソフトは基本ベースソフトに貴市町村の独自要求を組み入れて開発し、ご提供できます。




◆行政文書情報の管理、活用を実現するYMS G-NAVI

下記画像をクリックしていただくと、拡大画像がご覧いただけます。


 
文書名フリーキーワード機能
 
課別の発注文書検索と所在地確認機能
 
書庫レイアウトからの検索と箱や棚別収容状況
 
保存箱の情報一覧機能

その他の機能
★年度別、課別、保存年限別のなどのデータ統計処理
★各課からの引継文書の指定フォームに入力し、データから一括登録
★年度別廃棄予定の集計
★自治体ホームページから検索、請求できる拡張性
★デジタル化原文書の検索と閲覧
★原本の貸出返却管理















弊社では、パソコンからソフト開発、データ入力などに至るまで一括レンタル方式もご提案できます。